Você já ouviu falar da Matriz de Eisenhower? Talvez ela seja uma boa solução para você priorizar tarefas e evitar aquela sensação que a pilha de afazeres durante o dia só cresceu. A matriz de Einsehower categoriza afazeres em quatro categorias e auxilia na priorização de trabalho e gerenciamento de tempo.
Para evitar a sensação de que a pilha de afazeres só cresceu ao longo do dia, organização é essencial. E para conseguir se organizar, é importante entender qual é a melhor maneira de estruturar seu dia.
A matriz de Eisenhower, nomeada em homenagem ao general e ex-presidente americano Dwight Eisenhower, pode te ajudar na priorização de tarefas.
"O que é importante raramente é urgente e o que é urgente raramente é importante." Dwight Eisenhower.
Acompanhe na imagem para entender melhor.
1° Quadrante: Tarefas importantes e urgentes. Devem ser colocadas como prioridade e feitas imediatamente. Faça.
2° Quadrante: Tarefas importantes NÃO urgentes. Podem esperar, programe para depois. Programe.
3° Quadrante: Urgente e NÃO importante. Pode ser delegado para outra pessoa fazer. A tarefa não precisa ser realizada por você, peça ajuda. Delegue.
4° Quadrante: NÃO importante e NÃO urgente. Esse é o quadrante das distrações. Exclua o que está apenas te atrasando e foque no que é urgente e importante. Elimine.
Ao utilizar essa ferramenta, a matriz de Eisenhower, você organiza suas tarefas, aproveita melhor o seu tempo e tem como resultado muito mais produtividade.
✔ Priorize tarefas e tome decisões!
Importante ou urgente: entenda a diferença!
Para utilizar a matriz da melhor maneira, é preciso entender primeiro a diferença entre as tarefas importantes e as urgentes.
Importantes são aquelas tarefas relacionadas a objetivos ou metas, como um relatório mensal ou um projeto que precisa ser desenvolvido.
Já as urgentes são aquelas que têm prazo, como marcar uma reunião ou fazer uma inscrição: ou acontecem até uma certa data ou não acontecem mais (pelo menos, não da melhor maneira).
Também há tarefas urgentes que você pode delegar para outra pessoa de sua equipe, caso você trabalhe em um grupo ou tenha assistentes e colegas que podem tirar isso do seu prato.
Às vezes, claro, uma tarefa tem uma natureza dupla: um projeto que precisa ser entregue até certa terça-feira, por exemplo, é importante. E ganha urgência conforme essa terça-feira se aproxima.
Caso seja necessário, é possível dar um nível de prioridade para cada tarefa, que vai de 1 (mais prioritária e seu foco) a 4 (menos prioritária). Não é uma ciência exata: é você que decide qual peso cada uma delas tem.
Fonte: Na Prática